Hóa đơn điện tử: Con đường tất yếu và những bước đệm cho các hộ kinh doanh ổn định

Nhiều giải pháp hỗ trợ các hộ kinh doanh sớm ổn định trong xuất hóa đơn điện tử. Ảnh: B.S

Đây là một bước chuyển mình mạnh mẽ, vừa là xu thế tất yếu của chuyển đổi số, vừa nhằm minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và tạo môi trường cạnh tranh công bằng. Tuy nhiên, không ít hộ kinh doanh (HKD) vẫn còn bỡ ngỡ và lo lắng trước những thay đổi này, đặt ra yêu cầu về những giải pháp đồng bộ để việc triển khai được suôn sẻ.

Lợi ích khi xuất hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi số trong tầm tay này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt. Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, tập trung vào việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đối với các HKD. Theo đó, Nghị định bổ sung đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế gồm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỉ đồng trở lên. Ngoài ra, doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách...

Việc áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền giúp minh bạch hóa doanh thu khi mọi giao dịch được ghi nhận và truyền trực tiếp về cơ quan thuế, hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc "cưa đôi" doanh thu. Về lâu dài, HKD sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian nhờ giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, đồng thời rút ngắn thời gian kê khai, nộp thuế. Hơn nữa, việc áp dụng công nghệ còn nâng cao năng lực quản lý, giúp HKD quản lý dòng tiền, hàng hóa hiệu quả hơn, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh tối ưu và tạo môi trường cạnh tranh công bằng khi tất cả các đơn vị kinh doanh đều tuân thủ một quy chuẩn chung.

Ông T.V.D, chủ một cửa hàng tạp hóa ở Hà Nội cho biết: "Tôi đã đầu tư một chiếc máy tính tiền có kết nối với phần mềm HĐĐT. Chi phí ban đầu cũng không quá lớn nếu so với lợi ích lâu dài. Giờ đây, mỗi lần khách hàng mua hàng, tôi chỉ cần nhập liệu, HĐĐT tự động được tạo và gửi về cơ quan thuế. Tôi thấy việc này giúp tôi kiểm soát tốt hơn lượng hàng tồn kho và doanh thu hàng ngày. Hơn nữa, nó tạo sự tin cậy cho khách hàng khi giao dịch minh bạch".

Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi không tránh khỏi những thách thức ban đầu đối với cộng đồng HKD. Tâm lý e ngại và thiếu thông tin vẫn là rào cản lớn. Nhiều HKD, đặc biệt là những người đã quen với phương pháp khoán, vẫn còn lo ngại về việc phải kê khai chi tiết, minh bạch doanh thu, cũng như những thay đổi về chi phí đầu tư ban đầu và quy trình mới. Một bộ phận không nhỏ chưa nắm rõ thông tin về quy định, dẫn đến bỡ ngỡ khi triển khai. Chi phí đầu tư thiết bị như máy tính tiền, phần mềm quản lý bán hàng tích hợp HĐĐT cũng là một khoản chi phí cần cân nhắc.

Thêm vào đó, kỹ năng sử dụng công nghệ cũng là một trở ngại, bởi không phải HKD nào cũng thành thạo công nghệ thông tin. Việc thao tác trên phần mềm, kết nối dữ liệu có thể gây khó khăn ban đầu cho một số chủ hộ. Cuối cùng, những vướng mắc phát sinh trong thực tế như xử lý hóa đơn khi có sai sót hay việc đảm bảo kết nối dữ liệu thông suốt với cơ quan thuế vẫn là mối bận tâm của nhiều HKD.

Ổn định kê khai HĐĐT cho các hộ kinh doanh

Để giúp HKD ổn định kê khai HĐĐT, cần có sự chung tay của nhiều bên. Từ phía cơ quan thuế, nguyên tắc "đồng hành" được thể hiện rõ nét qua việc tăng cường tuyên truyền, tập huấn, phát hành tài liệu dễ hiểu, và mở rộng kênh hỗ trợ trực tuyến để giải đáp mọi thắc mắc. Trong giai đoạn đầu, cơ quan thuế ưu tiên hướng dẫn, hỗ trợ thay vì xử phạt ngay lập tức, nhằm tạo điều kiện cho HKD làm quen và thích nghi. Song song đó, việc hoàn thiện hạ tầng công nghệ, đảm bảo hệ thống Cổng thông tin điện tử ổn định, và nâng cấp ứng dụng thân thiện trên di động là ưu tiên hàng đầu.

Thủ tướng Chính phủ cũng đã chỉ đạo nghiên cứu các chính sách hỗ trợ chi phí cho HKD khi trang bị máy tính tiền dùng HĐĐT, thể hiện sự đồng hành của Nhà nước. Cơ quan thuế cũng khẳng định sẽ minh bạch về truy thu thuế, không có chuyện truy thu thuế khoán hay phạt nếu doanh thu thực tế biến động lớn so với mức khoán, mà sẽ hỗ trợ điều chỉnh mức thuế theo quy định hiện hành.

Trả lời chất vấn tại kỳ họp 9 của Quốc hội ngày 19/6/2025, Bộ trưởng Nguyễn Văn Thắng khẳng định: “Hiện nay chúng tôi đang hỗ trợ tối đa cho các hộ kinh doanh và không có chuyện phạt bất cứ hộ kinh doanh nào trong quá trình triển khai thực hiện, trừ khi sau này khi đã triển khai mà hộ kinh doanh cố tình thì lúc đó phải có chế tài”.

Từ phía các nhà cung cấp giải pháp công nghệ, việc phát triển các giải pháp "vừa tầm" là trọng tâm. Các doanh nghiệp đang nỗ lực phát triển phần mềm đơn giản, dễ dùng, tích hợp tính năng HĐĐT trực tiếp trên phần mềm quản lý bán hàng (POS) với giao diện thân thiện, thao tác nhanh gọn. Cung cấp gói giải pháp linh hoạt, phù hợp với quy mô và đặc thù của từng loại hình kinh doanh, thậm chí có các gói ưu đãi hoặc miễn phí cho giai đoạn đầu triển khai, cùng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh, là những yếu tố then chốt.

Từ phía các tổ chức, hiệp hội kinh doanh, vai trò cầu nối tin cậy được thể hiện qua việc thu thập và phản ánh vướng mắc từ HKD lên cơ quan thuế để cùng tìm kiếm giải pháp tháo gỡ kịp thời. Đồng thời, tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm, tạo diễn đàn để các HKD đã triển khai thành công giúp đỡ những người còn bỡ ngỡ.

Quan trọng nhất, chính các hộ kinh doanh cần chủ động thay đổi tư duy. Việc tích cực tìm hiểu thông tin, tham gia các buổi tập huấn, đọc tài liệu hướng dẫn và không ngần ngại hỏi cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ khi gặp vướng mắc là điều cần thiết. Mỗi HKD cần nhận thức HĐĐT không chỉ là quy định bắt buộc mà còn là công cụ giúp quản lý kinh doanh hiệu quả hơn, nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động. Việc đầu tư hợp lý vào máy tính tiền và phần mềm HĐĐT nên được xem là khoản đầu tư cho tương lai, giúp tối ưu hóa quy trình và tăng trưởng bền vững.

Chia sẻ tại Hội thảo Tìm hiểu vấn đề "lên công ty" và "thay đổi thuế khoán" do Hội Doanh nghiệp Hàng Việt Nam chất lượng cao (HVNCLC), Trung tâm BSA và VCCI TP.HCM tổ chức ngày 17/6, bà Nguyễn Cẩm Chi, Giám đốc Khối tư vấn phát triển bền vững, MCG Management Consulting nhấn mạnh, trong bất kỳ trường hợp nào, tất cả hộ kinh doanh đều phải quan tâm đến truy xuất nguồn gốc hàng hóa đầu vào. Điều này sẽ trở nên dễ dàng kiểm soát khi lắp HĐĐT, máy tính tiền. Từ đó, người mua hàng biết mình đang mua hàng có nguồn gốc, và người bán cũng có trách nhiệm với hàng hóa bán ra. Vị chuyên gia tư vấn cũng khuyến nghị nếu các hộ kinh doanh có ý định chuyển đổi thành doanh nghiệp thì đây là thời điểm có nhiều thuận lợi.

Việc áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là một bước tiến mang tính cách mạng, đòi hỏi sự thích nghi từ các hộ kinh doanh. Dù còn những thách thức, nhưng với sự hỗ trợ tích cực từ cơ quan quản lý, các nhà cung cấp giải pháp và tinh thần chủ động từ chính các hộ kinh doanh, có thể tin tưởng rằng quá trình chuyển đổi này sẽ diễn ra thuận lợi, mang lại một môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng và phát triển bền vững hơn cho khu vực kinh tế tư nhân tại Việt Nam.