Chánh Thanh tra tỉnh Điện Biên Vùi Văn Nguyện chỉ đạo triển khai công tác những tháng cuối năm 2026. Ảnh: PV
Thanh tra tỉnh Điện Biên cho biết việc số hóa hồ sơ công chức được triển khai nhằm cụ thể hóa Kế hoạch số 101 ngày 29/9/2026 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về số hóa hồ sơ cán bộ, hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ.
Theo kế hoạch, Thanh tra tỉnh tập trung hoàn thiện hồ sơ điện tử thuộc phạm vi quản lý, chuẩn hóa thông tin giữa hồ sơ giấy và cơ sở dữ liệu cán bộ. Mục tiêu là tạo thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác thông tin, phục vụ công tác tổ chức cán bộ.
Chuẩn hóa hồ sơ, tạo nền tảng quản lý cán bộ trên môi trường số
Thanh tra tỉnh Điện Biên nhìn nhận chất lượng hồ sơ điện tử phụ thuộc trước hết vào việc rà soát, kiểm kê và hoàn thiện hồ sơ giấy gốc. Vì vậy, các phòng nghiệp vụ được giao kiểm tra thành phần hồ sơ, số lượng tài liệu, số trang và tính thống nhất của thông tin trước khi số hóa.
Những tài liệu còn thiếu, trùng lặp, chưa thống nhất hoặc cần chỉnh lý phải được xác định cụ thể. Các phòng phối hợp với công chức có hồ sơ liên quan để bổ sung, hoàn thiện, bảo đảm dữ liệu điện tử đầy đủ và có thể đối chiếu với bản giấy.
Chánh Thanh tra tỉnh Vùi Văn Nguyện yêu cầu việc triển khai bám sát kế hoạch của tỉnh, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm đúng đối tượng, tiêu chuẩn kỹ thuật và tiến độ. Trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân được xác định cụ thể, gắn với thời hạn và sản phẩm công việc.
Theo lộ trình, việc quán triệt kế hoạch, phân công nhiệm vụ hoàn thành trước ngày 13/10/2026; rà soát, kiểm kê, chỉnh lý và phân loại hồ sơ hoàn thành trước ngày 31/10/2026. Các điều kiện kỹ thuật phục vụ số hóa phải được chuẩn bị trước ngày 15/10/2026.
Sau khi rà soát, mỗi thành phần hồ sơ được số hóa thành một tệp riêng, bảo đảm đủ số trang, đúng trình tự, chất lượng hình ảnh và quy tắc đặt tên thống nhất. Việc này giúp hồ sơ điện tử được quản lý có hệ thống, liên kết chính xác với từng công chức và giảm nhu cầu tra cứu hồ sơ giấy khi dữ liệu đã đủ điều kiện sử dụng.
Cán bộ, công chức Thanh tra tỉnh Điện Biên tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Ảnh: PV
Kiểm soát chất lượng, bảo đảm an toàn dữ liệu
Cùng với chuẩn hóa thông tin, Thanh tra tỉnh Điện Biên đặt yêu cầu chặt chẽ về chất lượng số hóa và an toàn dữ liệu. Quá trình thực hiện phải tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, an toàn thông tin và lưu trữ.
Các đơn vị chỉ được sử dụng thiết bị, phần mềm, hệ thống lưu trữ và môi trường số hóa được phép. Không tự ý sao chép, truyền nhận hoặc lưu trữ hồ sơ trên thiết bị, hệ thống, dịch vụ chưa được phê duyệt.
Theo kế hoạch, hồ sơ, tài liệu có độ mật “tối mật”, “tuyệt mật” không thực hiện số hóa. Việc quản lý, lưu trữ và khai thác các tài liệu này tiếp tục tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Hồ sơ sau số hóa phải được kiểm tra trước khi ký số và cập nhật lên hệ thống. Nội dung kiểm tra tập trung vào thành phần hồ sơ, số trang, chất lượng hình ảnh, tên thư mục, tên tệp, độ mật và sự phù hợp với hồ sơ giấy gốc. Tài liệu chưa đạt yêu cầu phải được khắc phục hoặc số hóa lại.
Kết quả kiểm tra được lập biên bản, xác định số lượng hồ sơ đạt, chưa đạt và nội dung cần khắc phục. Đây cũng là căn cứ làm rõ trách nhiệm của cá nhân thực hiện, hạn chế sai sót trước khi đưa dữ liệu vào khai thác.
Theo kế hoạch, số hóa hồ sơ phải hoàn thành trước ngày 15/12/2026; kiểm tra chất lượng hoàn thành chậm nhất ngày 20/12/2026. Sau khi đạt yêu cầu, hồ sơ được ký số xác nhận, cập nhật lên cơ sở dữ liệu, liên kết đúng với công chức và cơ quan quản lý. Việc ký số, cập nhật phải hoàn thành trước ngày 31/12/2026.
Chánh Thanh tra tỉnh Vùi Văn Nguyện cũng lưu ý các đơn vị thực hiện nghiêm túc, bảo đảm tiến độ, chất lượng và bảo mật. Hồ sơ giấy phải được giao nhận, hoàn trả đầy đủ, nguyên trạng và tiếp tục lưu trữ theo quy định; việc số hóa không thay thế trách nhiệm quản lý hồ sơ gốc.
Từ ngày 1/1/2027, tài liệu mới phát sinh sau khi được tiếp nhận, kiểm tra và đủ điều kiện đưa vào hồ sơ, phải được cập nhật, số hóa, ký số theo hướng dẫn. Các đơn vị định kỳ đối chiếu hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử và cơ sở dữ liệu cán bộ để bảo đảm thông tin thống nhất, đầy đủ, kịp thời.
Thanh tra tỉnh cũng yêu cầu quản lý chặt tài khoản, thiết bị và phương tiện lưu trữ; thực hiện sao lưu, phục hồi dữ liệu theo hướng dẫn. Khi phát hiện sự cố an ninh mạng, lộ lọt hoặc mất dữ liệu, đơn vị liên quan phải kịp thời ngăn chặn, khắc phục và báo cáo Chánh Thanh tra tỉnh để chỉ đạo xử lý.
Với lộ trình và trách nhiệm được xác định rõ, Thanh tra tỉnh Điện Biên hướng tới xây dựng hồ sơ công chức điện tử có chất lượng, an toàn, phục vụ hiệu quả công tác quản lý cán bộ. Kết quả không chỉ được đánh giá qua số lượng hồ sơ số hóa mà còn ở tính chính xác, khả năng khai thác và việc cập nhật dữ liệu thường xuyên.
