Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai. Ảnh: Song Việt
Từ hồ sơ giấy đến dữ liệu tự động điền
Theo Báo cáo số 242/BC-UBND ngày 5/9/2026 của UBND tỉnh Gia Lai, tỉnh đã rà soát 1.942 TTHC cấp tỉnh, cấp xã thuộc phạm vi quản lý. Qua rà soát, có 1.343 TTHC, chiếm 69,2%, được xác định có nhu cầu hoặc khả năng khai thác, tái sử dụng thông tin, dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.
Trong số này, 70 TTHC được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh (VNPT - iGate), thuộc phạm vi địa phương chủ động triển khai. Kết quả rà soát cho thấy, 42 TTHC có thành phần hồ sơ có thể thay thế bằng dữ liệu; 57 TTHC có thông tin trên biểu mẫu điện tử có thể tự động điền, đối chiếu và 29 TTHC đáp ứng đồng thời cả hai nội dung.
Cũng theo Báo cáo số 242/BC-UBND, cả 70 TTHC đều có ít nhất một nội dung có khả năng đơn giản hóa trên cơ sở dữ liệu. Đáng chú ý nhất là nhóm TTHC đất đai. Gia Lai đã hoàn thành xây dựng, cấu hình phương án tái cấu trúc đối với 45 TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh.
Từ đây, 13 biểu mẫu điện tử phục vụ 40 TTHC được chuẩn hóa, với 873 trường dữ liệu được ánh xạ. Trong số này, 711 trường dữ liệu được thiết kế tự động điền thông tin, chiếm trên 81%; 162 trường dữ liệu được cấu hình để hiển thị, hỗ trợ cán bộ tiếp nhận, giải quyết hồ sơ kiểm tra, đối chiếu.
Đặc biệt, 27 TTHC đã được cấu hình chức năng khai thác “kết quả bản điện tử của giấy chứng nhận đã cấp” từ dữ liệu đất đai để phục vụ thay thế thành phần hồ sơ đầu vào khi đáp ứng đầy đủ điều kiện.
UBND tỉnh Gia Lai đánh giá, cải cách không còn chỉ dừng ở việc số hóa hồ sơ hay đưa thủ tục lên môi trường điện tử. Quy trình đang được thiết kế lại theo hướng dữ liệu có sẵn trong hệ thống sẽ được sử dụng lại, thay vì tiếp tục yêu cầu người dân cung cấp những thông tin mà cơ quan Nhà nước đã quản lý.
Người dân giao dịch điện tử tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Gia Lai. Ảnh: Hoàng Phúc
Dữ liệu chưa thể thay hết giấy tờ
Báo cáo số 242/BC-UBND của UBND tỉnh Gia Lai nêu, từ ngày 27/8 đến 3/9/2026, hệ thống ghi nhận 1.008 hồ sơ thuộc phạm vi theo dõi khai thác dữ liệu. Trong đó, 539 hồ sơ đã khai thác ít nhất một trong hai nguồn dữ liệu dân cư hoặc đất đai, chiếm 53,47%; 523 hồ sơ khai thác dữ liệu dân cư, 70 hồ sơ khai thác dữ liệu đất đai và 54 hồ sơ khai thác đồng thời cả hai nguồn dữ liệu.
Riêng 70 hồ sơ có khai thác dữ liệu đất đai, hệ thống đồng thời ghi nhận việc khai thác kết quả bản điện tử của giấy chứng nhận đã cấp để phục vụ đối chiếu và thay thế thành phần hồ sơ đầu vào khi đủ điều kiện.
Việc xác nhận mức cắt giảm thực chất tiếp tục được kiểm chứng trên hồ sơ và nhật ký vận hành, nhằm bảo đảm người dân, doanh nghiệp không phải nộp lại giấy tờ tương ứng khi dữ liệu đã được khai thác, xác thực thành công. Tuy nhiên, đằng sau những con số về kết nối và khai thác dữ liệu là một thực tế cho thấy quá trình “bỏ giấy” vẫn còn nhiều việc phải làm.
Hệ thống dữ liệu điện tử tại Gia Lai vẫn chưa thay thế hoàn toàn giấy tờ. Ảnh: Hoàng Phúc
Đến ngày 23/8/2026, Gia Lai đã đồng bộ 3.059.110 thửa đất lên Hệ thống thông tin đất đai VNLIS. Nhưng trong số đó, mới có 1.254.543 thửa đạt trạng thái “đúng, đủ, sạch, sống”, tương đương 41,01%. Trong khi đó, số thửa đã kê khai đăng ký đất đai lần đầu đạt 663.569/781.997 thửa, tương đương 84,86%.
Đây chính là điểm nghẽn đáng chú ý. Khi dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác hoặc chưa ở trạng thái sẵn sàng khai thác, hệ thống không thể tự động sử dụng dữ liệu để thay thế giấy tờ một cách đầy đủ. Nói cách khác, muốn dữ liệu thực sự “làm thay” người dân thì trước hết dữ liệu phải đủ sạch để có thể tin cậy và sử dụng.
Cũng theo Báo cáo số 242/BC-UBND, việc kết nối, khai thác và tái sử dụng dữ liệu giữa các hệ thống cấp bộ, cấp tỉnh, Cổng Dịch vụ công quốc gia và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành chưa được chuẩn hóa đầy đủ. Sự khác biệt về trường dữ liệu, cấu trúc, điều kiện sử dụng, phương thức xác thực và cơ chế chia sẻ vẫn ảnh hưởng đến khả năng khai thác dữ liệu xuyên suốt đối với cùng một TTHC.
Gia Lai xác định tiếp tục tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC theo hướng lấy dữ liệu và công nghệ làm nền tảng. Ảnh: Song Việt
"Đối với 1.273 TTHC thực hiện trên các Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tập trung của bộ, ngành, địa phương chưa chủ động được toàn bộ quá trình cấu hình eForm, kết nối dữ liệu, đồng bộ hồ sơ, trạng thái, kết quả và thông tin vận hành. Vì vậy, hiệu quả khai thác dữ liệu còn phụ thuộc vào mức độ hoàn thiện và cơ chế chia sẻ của từng hệ thống", Báo cáo số 242/BC-UBND nêu.
Thời gian tới, Gia Lai xác định tiếp tục tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC theo hướng lấy dữ liệu và công nghệ làm nền tảng; rút gọn hoặc loại bỏ những bước trung gian không còn cần thiết khi thông tin đã được khai thác, xác thực; đồng thời ưu tiên tự động điền, kiểm tra, đối chiếu, cảnh báo và xử lý các khâu đủ điều kiện.
